Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: April 2026 · Anbieter: ITMCW Inh. C.Werner, Römerweg 10a, 33129 Delbrück.

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden „AGB“) gelten für alle Verträge zwischen ITMCW Inh. C.Werner, Römerweg 10a, 33129 Delbrück (im Folgenden „Anbieter“) und ihren Kunden über die Bereitstellung und Nutzung der SaaS-Plattform varcodoc.de inkl. der zugehörigen Mobile-App varcoGO (gemeinsam „Plattform“).

(2) Die Leistungen des Anbieters richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher (§ 13 BGB) sind nicht Zielgruppe.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden über das Internet eine Software-as-a-Service-Plattform zur Verfügung, mit der der Kunde Dokumente strukturiert verwalten, an Händler und deren Mitarbeiter freigeben sowie über die Mobile-App varcoGO mobile Erfassungs-Workflows abbilden kann.

(2) Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus dem vom Kunden gewählten Paket (BasicLead, BasicDoc, Pro oder Enterprise) gemäß der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung auf varcodoc.de/preise.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform technisch weiterzuentwickeln und zu verbessern. Wesentliche Funktionsänderungen werden dem Kunden rechtzeitig mitgeteilt.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Der Vertrag kommt durch die Anmeldung des Kunden über das Anmeldeformular auf varcodoc.de/anmelden und die Bestätigung durch den Anbieter (insbesondere durch Bereitstellung der Zugangsdaten) zustande.

(2) Mit der Anmeldung versichert der Kunde, dass die angegebenen Daten korrekt sind und er zur Begründung des Vertragsverhältnisses berechtigt ist.

§ 4 Testphase

(1) Neukunden erhalten einen kostenfreien Testzugang von 30 Kalendertagen ab Bereitstellung der Zugangsdaten.

(2) Während der Testphase bestehen keine Zahlungsverpflichtungen. Die Testphase endet automatisch nach Ablauf der 30 Tage, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

(3) Der Übergang in einen kostenpflichtigen Vertrag erfolgt nur, wenn der Kunde während oder nach der Testphase aktiv eines der kostenpflichtigen Pakete bucht. Erfolgt keine Buchung, wird der Zugang nach Ablauf der Testphase deaktiviert.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Die Preise richten sich nach dem vom Kunden gebuchten Paket gemäß der jeweils gültigen Preisliste auf der Website. Alle Preise verstehen sich in Euro zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus zum jeweiligen Monatsersten. Der erste Abrechnungszeitraum beginnt mit dem Übergang aus der Testphase in den kostenpflichtigen Vertrag.

(3) Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschriftmandat oder Überweisung. Bei Zahlung per SEPA-Lastschrift erteilt der Kunde dem Anbieter ein entsprechendes Mandat.

(4) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu fordern. Die Geltendmachung weiteren Verzugsschadens bleibt vorbehalten.

(5) Bleibt der Kunde mit zwei aufeinanderfolgenden monatlichen Entgelten in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Plattform vorübergehend zu sperren und nach Mahnung außerordentlich zu kündigen.

§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der kostenpflichtige Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Der Vertrag kann von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende ordentlich gekündigt werden.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere bei wiederholtem Zahlungsverzug oder erheblicher Verletzung der Mitwirkungspflichten durch den Kunden vor.

(4) Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail an info@itmcw.de oder über das Kontaktformular auf der Website).

§ 7 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor unbefugtem Zugriff Dritter zu schützen. Verlust oder Verdacht auf Missbrauch der Zugangsdaten sind dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm hochgeladenen Daten und Dokumente keine Rechte Dritter verletzen, insbesondere keine Urheber-, Marken-, Persönlichkeits- oder sonstigen Schutzrechte.

(3) Der Kunde verwendet die Plattform nicht zur Speicherung oder Verbreitung rechtswidriger oder gegen die guten Sitten verstoßender Inhalte.

(4) Der Kunde benennt einen Hauptansprechpartner für die Vertragsabwicklung. Wechsel sind dem Anbieter mitzuteilen.

§ 8 Verfügbarkeit der Plattform

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Jahresmittel an. Wartungsfenster, Ereignisse höherer Gewalt sowie nicht vom Anbieter zu vertretende Störungen (z. B. beim Hosting-Provider, Internet-Provider oder beim Kunden) bleiben unberücksichtigt.

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt und vorab angekündigt.

§ 9 Datensicherheit und Auftragsverarbeitung

(1) Sämtliche personenbezogenen Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Der Anbieter setzt technische und organisatorische Maßnahmen nach Stand der Technik zur Sicherung der Daten ein.

(2) Soweit der Anbieter im Rahmen der Plattformnutzung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gem. Art. 28 DSGVO. Den AVV stellt der Anbieter auf Anfrage bereit.

(3) Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten enthält die Datenschutzerklärung.

§ 10 Rechte an Inhalten und Plattform

(1) Sämtliche Daten, Dokumente und Inhalte, die der Kunde in die Plattform einbringt, verbleiben in seinem Eigentum bzw. der durch ihn vermittelten Rechtsposition.

(2) Der Anbieter erhält ein einfaches, auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht an diesen Inhalten ausschließlich zum Zweck der Vertragsdurchführung.

(3) Die Rechte an der Plattform-Software, der Marke „varcodoc“ und „varcoGO“ sowie an allen damit verbundenen technischen Lösungen verbleiben beim Anbieter. Eine Weitergabe oder Vervielfältigung der Software außerhalb der vertraglichen Nutzung ist nicht gestattet.

§ 11 Datenexport und Vertragsende

(1) Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit jederzeit über die Plattform-Funktionen exportieren (insb. CSV-Export, Dokumenten-Download).

(2) Nach Beendigung des Vertrags werden die Kundendaten nach einer Übergangsfrist von 30 Tagen, in der ein finaler Export möglich ist, vollständig gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

§ 12 Haftung

(1) Der Anbieter haftet uneingeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf das in den letzten zwölf Monaten vom Kunden gezahlte Entgelt.

(3) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Datenverlust oder Folgeschäden ist im Rahmen des gesetzlich Zulässigen ausgeschlossen, soweit nicht Abs. 1 greift.

(4) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

§ 13 Vertraulichkeit

Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsdurchführung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei nur für vertragsgemäße Zwecke zu verwenden und Dritten gegenüber geheim zu halten. Diese Pflicht besteht über das Vertragsende hinaus fort.

§ 14 Änderungen dieser AGB

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB anzupassen, soweit dies aufgrund von Änderungen der Rechtslage, höchstrichterlicher Rechtsprechung oder zur Anpassung an wesentliche technische oder geschäftliche Entwicklungen erforderlich ist.

(2) Geplante Änderungen werden dem Kunden in Textform mit einer Frist von mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als angenommen. Auf das Widerspruchsrecht und die Folgen wird gesondert hingewiesen.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – Paderborn.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(4) Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform; dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.