Datenschutzerklärung

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für die Geschäftsleitung der ITMCW. Eine Nutzung der Internetseiten der ITMCW (varcodoc.de und portal.varcodoc.de) ist grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern eine betroffene Person besondere Services unseres Unternehmens über unsere Internetseite in Anspruch nehmen möchte, könnte jedoch eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

IT-Management C. Werner
Inh. Claudia Werner
Römerweg 10a · 33129 Delbrück
Tel.: 05250-9959850 · E-Mail: info[at]itmcw.de

Datenschutzbeauftragte

Claudia Werner (zertifizierte Datenschutzbeauftragte)
Römerweg 10a · 33129 Delbrück
E-Mail: cl.werner[at]itmcw.de

Kontakt über die Internetseite

Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über ein Kontaktformular Kontakt aufnimmt, werden die übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche freiwillig übermittelten Daten werden ausschließlich für Zwecke der Bearbeitung gespeichert. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

Anmeldung zur Plattform (30-Tage-Test)

Bei der Anmeldung zum kostenlosen Test über das Formular auf /anmelden erheben wir folgende Daten: Firmenname, Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land), Telefon (optional), USt-ID (optional), Vorname/Nachname/E-Mail des Ansprechpartners. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung des Testaccounts auf portal.varcodoc.de verarbeitet. Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrags werden zusätzlich Rechnungsdaten und SEPA-Mandatsangaben erhoben.

Routinemäßige Löschung und Sperrung

Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen. Entfällt der Zweck oder läuft die Frist ab, werden die Daten routinemäßig gelöscht.

Rechte der betroffenen Person

Sie haben das Recht auf Bestätigung, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf einer Einwilligung gemäß DS-GVO. Zur Geltendmachung dieser Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannte Datenschutzbeauftragte wenden.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO dient als Rechtsgrundlage, soweit eine Einwilligung eingeholt wird. Ist die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Erfüllt die Verarbeitung eine rechtliche Verpflichtung, basiert sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO. Berechtigte Interessen unseres Unternehmens stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Speicherung von Zugriffsdaten in Server-Logfiles

Sie können unsere Webseiten besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Wir speichern lediglich Zugriffsdaten in Server-Logfiles (angeforderte Datei, Datum/Uhrzeit, übertragene Datenmenge, anfragender Provider). Diese Daten dienen ausschließlich der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs.

Verwendung von Cookies

Um den Besuch unserer Website attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, verwenden wir Cookies. Einige Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung gelöscht (Sitzungs-Cookies), andere verbleiben auf Ihrem Endgerät (persistente Cookies). Sie können Ihren Browser so einstellen, dass die Annahme von Cookies generell ausgeschlossen wird.

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.

Auskunftsrecht und Kontaktmöglichkeit

Sie haben ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten. Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an uns über die Kontaktdaten im Impressum.

Webanalyse mit Matomo

Wir setzen auf dieser Website das Open-Source-Webanalyse-Tool Matomo ein, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unser Online-Angebot kontinuierlich zu verbessern. Matomo wird in einer von uns selbst betriebenen Instanz gehostet; es findet keine Übermittlung von Daten an Dritte außerhalb der EU statt.

Matomo verarbeitet folgende Daten: aufgerufene Seiten, Verweildauer, Referrer (vorher besuchte Seite), ungefährer Standort (Land/Region), verwendeter Browser und Betriebssystem, Bildschirmauflösung sowie eine anonymisierte IP-Adresse (die letzten zwei Oktette werden vor Speicherung verworfen). Aus diesen Daten ist kein Rückschluss auf eine konkrete Person möglich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG, sofern Cookies für die Reichweitenmessung gesetzt werden — die Verarbeitung erfolgt dann nur nach ausdrücklicher Einwilligung über unseren Cookie-Banner. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie Ihre Cookie-Einstellungen über den entsprechenden Link im Footer dieser Seite anpassen.

Google Analytics

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir zusätzlich Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Nutzung unserer Website zu analysieren.

Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der EU oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt wird.

Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen die EU-Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung über den Cookie-Banner). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

Mobile-App „varcoGO“

Die nachfolgenden Informationen gelten ergänzend für die Nutzung unserer Mobile-App varcoGO, die wir kostenlos im Apple App Store und im Google Play Store zum Download anbieten. Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO ist auch für die App die unter „Name und Anschrift des Verantwortlichen“ genannte Stelle.

Zweck der App: varcoGO ergänzt die SaaS-Plattform varcodoc um mobile Erfassungs-Workflows. Mitarbeiter unserer Kunden nutzen die App insbesondere zum Abrufen freigegebener Dokumente, zur Lead-Erfassung über digitale Formulare (z. B. auf Messen) sowie zur OCR-gestützten Erfassung von Visitenkarten.

In der App verarbeitete Daten:

• Anmeldedaten (E-Mail-Adresse, Passwort, ggf. MFA-Code) zur Authentifizierung gegenüber der Plattform Ihres Arbeitgebers (Mandanten).
• Inhaltsdaten, die Sie aktiv erfassen — z. B. Lead-Daten, Foto-Aufnahmen aus Formularen, abfotografierte Visitenkarten. Diese Daten werden ausschließlich an die Plattform-Instanz Ihres Arbeitgebers übertragen und dort gespeichert.
• Geräte- und Nutzungsdaten (Geräte-ID/Installations-ID, App-Version, Betriebssystem-Version) zur Bereitstellung der App und zur Fehleranalyse.
• Lokale Cache-Daten zur Offline-Nutzung (zwischengespeicherte Dokumente und noch nicht synchronisierte Lead-Submissions). Diese werden nur auf dem Endgerät gespeichert und beim nächsten Sync mit dem Server abgeglichen bzw. nach erfolgreicher Übertragung gelöscht.

Geräte-Berechtigungen:

• Kamera — wird benötigt, um Fotos in Formularfeldern aufzunehmen und Visitenkarten für die OCR-Erkennung zu erfassen. Der Zugriff erfolgt nur, wenn Sie die entsprechende Funktion aktiv aufrufen.
• Fotos / Mediathek — optional, um bestehende Bilder aus Ihrer Galerie an Lead-Erfassungen anzuhängen.
• Internet — zur Synchronisation mit dem Server Ihres Arbeitgebers.

Die Berechtigungen können Sie jederzeit in den System-Einstellungen Ihres Endgeräts widerrufen. Standortdaten, Mikrofon, Kontakte oder Kalender werden von varcoGO nicht verarbeitet.

OCR-Verarbeitung: Die OCR-Erkennung von Visitenkarten erfolgt direkt auf dem Endgerät bzw. auf der Plattform-Instanz Ihres Arbeitgebers. Es werden für die OCR keine Drittanbieter-Cloud-Dienste (z. B. Google Cloud Vision, AWS Textract o. ä.) ohne ausdrückliche Konfiguration durch den Mandanten genutzt.

Tracking, Werbung, Analyse: varcoGO enthält keine Werbe-SDKs und führt kein geräte- oder personenbezogenes Tracking durch. Es werden keine Daten zu Werbe- oder Profiling-Zwecken erhoben oder an Dritte weitergegeben.

Speicherort und Auftragsverarbeitung: Inhaltsdaten (Lead-Erfassungen, Foto-Anhänge, Dokument-Downloads) werden auf der von Ihrem Arbeitgeber (Mandant) genutzten varcodoc-Instanz innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Verantwortlich für die Verarbeitung dieser Inhaltsdaten ist im Innenverhältnis Ihr Arbeitgeber; ITMCW agiert insoweit als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DS-GVO auf Grundlage eines AVV.

Speicherdauer: Lokale Cache-Daten werden bei Deinstallation der App vom Endgerät entfernt. Auf der Plattform gespeicherte Inhaltsdaten unterliegen den Lösch- und Aufbewahrungsregeln Ihres Arbeitgebers; bei Beendigung des Plattform-Vertrags werden die Daten gemäß § 11 unserer AGB nach 30 Tagen gelöscht.

Konto- und Datenlöschung: Die Löschung Ihres App-Kontos können Sie jederzeit über den Administrator Ihres Mandanten oder direkt bei uns per E-Mail an datenschutz@itmcw.de beantragen. Auf Wunsch löschen wir Ihr Benutzerkonto sowie alle ausschließlich personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

App-Stores: Beim Download der App über den Apple App Store bzw. Google Play Store werden bestimmte Daten (Apple-ID bzw. Google-Konto, Geräte-Identifikation, Download-Zeitpunkt) an den jeweiligen Store-Betreiber übertragen. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss; sie unterliegt der Datenschutzerklärung des jeweiligen Store-Betreibers (Apple Inc. bzw. Google Ireland Ltd.).

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags zwischen Ihrem Arbeitgeber und ITMCW (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO) sowie auf Grundlage unserer berechtigten Interessen am sicheren und stabilen Betrieb der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).